Często zadawane pytania

Działaniami Funduszu zarządzają Narodowe Instytucje Zarządzające. W Polsce jest to Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji, a na Litwie Departament ds. Młodzieży przy Ministerstwie Opieki Socjalnej i Pracy. Więcej informacji o NIZ znajdziecie na http://www.plf.org.pl/fundusz/narodowe-instytucje-zarzadzajace 

Fundusz poprzez konkurs wniosków wspiera finansowo polsko-litewskie projekty młodzieżowe. Ponadto oferuje pomoc merytoryczną w postaci szkoleń, spotkań informacyjnych i konsultacji indywidualnych na temat projektów. 

Donatorem, czyli jednostką finansującą działania Funduszu jest Ministerstwo Edukacji Narodowej. Oznacza to, że pieniądze pochodzące z Funduszu na m.in. dofinansowanie projektów to pieniądze budżetowe.
 

Ogólna decyzja Komitetu jest ogłaszana w formie zestawienia na stronach Funduszu, a do 30 dni od jej publikacji, każdy wnioskodawca otrzymuje informacje indywidualną (decyzje pozytywne i warunkowe drogą mailową, decyzje negatywne listem poleconym). Więcej na temat cyklu administracyjnego projektów, znajdziecie w „Przewodniku po Polsko-Litewskim Funduszu Wymiany Młodzieży. Wytyczne dla beneficjentów” na stronie 17.  

NIE. Takie pomyłki są uzupełniane, poprawiane już po ogłoszeniu wyników konkursu.  

NIE. Działalność Funduszu dedykowana jest tylko tym dwóm krajom.NIE. Działalność Funduszu dedykowana jest tylko tym dwóm krajom.

TAK, ale tylko w ramach formatu 2. konkursu wniosków. Oznacza to, że wnioskodawca musi wykazać wkład własny. Więcej na temat formatu 2. konkursu oraz zasad finansowania znajdziecie na http://www.plf.org.pl/konkurs-wnioskow/zasady-konkursu 

NIE. Fundusz dofinansowuje przedsięwzięcia, które realizowane są wg metody projektowej. Oznacza to, że taki projekt musi być m.in. niepowtarzalny, niecykliczny, oryginalny. Dopuszcza się jednak aby podczas takich projektów korzystać z dorobków istniejących już imprez. Przykład: Projekt mówiący o wspólnej historii Polski i Litwy, w trakcie, którego młodzież aktywnie włącza się w organizacje np. rocznicy bitwy pod Grunwaldem. 

Jeżeli głównym celem jest organizacja spotkania tylko dla jednej grupy młodzieży w ramach wycieczki (turystyki) to Fundusz nie dofinansowuje takich wyjazdów. Natomiast jeżeli polskie dzieci wyjeżdżają na Litwę, aby tam wspólnie z inną grupą litewskich dzieci/młodzieży zorganizować spotkanie, które nie ma charakteru turystycznego, to Funduszu jest odpowiednim programem. 

NIE. Wymiany młodzieżowe zakładają wspólny wyjazd dwóch międzynarodowych grup młodzieży, w celu wymiany poglądów, wiedzy, umiejętności itp. Grupy mogą się spotkać poza miejscem swojego zamieszkania, jednak podczas trwania jednego projektu nie mogą odwiedzić siebie nawzajem. Należy pamiętać, że wymiana młodzieżowa to nie to samo co wymiana szkolna i nie zakłada rewizyty. Dalsza współpraca oraz nowe projekty realizowany w innym miejscu są jak najbardziej wskazane, jednak musza to być odrębne tematycznie projekty. 

NIE. Projekt powinien od samego początku, czyli jego idei być dziełem młodzieży. Nauczyciel może pełnić rolę „facilitator”, czyli osoby wspierającej, pomagającej. Aktywne uczestnictwo młodzieży to jeden z głównych filarów jakości projektów. Więcej informacji na temat uczestnictwa młodzieży znajdziecie w „Przewodniku po Polsko-Litewskim Funduszu Wymiany Młodzieży. Wytyczne dla beneficjentów” na stronach 12-13 oraz w publikacjach dedykowanych znajdujących się w naszej biblioteczce. 

Wszystkie te dokumenty poświadczają jeden z formalnych wymogów konkursowych dotyczący osobowości prawnej podmiotu starającego się o dofinansowanie projektu. Brak tych dokumentów uniemożliwia ekspertowi zweryfikowanie osobowości prawnej Waszej organizacji.   

Wytyczne i zasady konkursu co roku ogłaszane są i zamieszczone na stronie internetowej Funduszu w zakładce ‘Konkurs wniosków” http://www.plf.org.pl/konkurs-wnioskow 

Proces oceny wniosków jest kilku etapowy. Eksperci oceniają i rekomendują Komitetowi wnioski do dofinansowania lub odrzucenia. Ostateczną decyzje podejmuje jednak Komitet. Więcej na temat procesu oceny wniosków znajdziecie w „Przewodniku po Polsko-Litewskim Funduszu Młodzieży. Wytyczne dla beneficjentów” na stronie 16.
 

O zasadach konkursu co roku decyduje Komitet Funduszu. Więcej na temat Komitetu znajdziecie na http://www.plf.org.pl/fundusz/komitet-funduszu

Aby środki zostały wypłacone muszą być spełnione następujące warunki:

• Narodowa Instytucja Zarządzająca (NIZ) musi otrzymać środki z MEN.
• umowa finansowa musi zostać podpisana przez oba podmioty (beneficjenta i FRSE)

Jeżeli NIZ posiada środki finansowe z MEN to pieniądze zostaną wypłacone na konto beneficjenta w ciągu 14 dni od podpisania umowy. 

Po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia składania wniosków. 

Aby umowa została stworzona i odesłana musicie potwierdzić mailowo otrzymanie informacji o decyzji Komitetu , ewentualnie po otrzymaniu informacji o braku dokumentów dosłać je. 

Należy przedłożyć stosowne upoważnienie oraz dokument stwierdzający stanowisko upoważniającego. Przykład: Dyrektor szkoły Jan Kowalski został upoważniony przez Burmistrza Macieja Iksińskiego do podpisania i rozliczenia projektu. Należy załączyć upoważnienie dla Jana Kowalskiego oraz wybór Macieja Iksińskiego na stanowisko Burmistrza. 

Państwa dokumenty jak KRS, odpowiednie ustawy, dokumenty wewnętrzne mówią o tym kto podpisuje umowę. 

Środki finansowe zostaną wypłacone w złotówkach po średnim kursie NBP z ostatniego dnia składania wniosków. Umowa finansowa również zostanie podpisana w złotówkach. 

Kwotę przygotowań przeznaczoną dla organizacji partnerskiej należy przekazać w formie przelewu lub wypłaty z kasy.

Przelewy do zagranicznych organizacji partnerskich (także „kasa wypłaciła”) powinny być udokumentowane w księgowości organizacji za pomocą:

• Umowy z partnerem (W przypadku grup nieformalnych nie musi być umowy, ale konieczne jest oświadczenie/request for payment, w którym leader grupy przyjmuje środki na swoje konto w imieniu konkretnej grupy partnerskiej w projekcie)
• Wezwania do zapłaty (Request for payment), rachunku, faktury, noty debetowej wystawionej przez organizację partnerską
• Potwierdzenia przelewu lub KW

Należy niezwłocznie poinformować o tym Fundusz (list, fax do Członka Zarządu Tomasza Bratka). 

TAK. Kwota działań obliczana jest na podstawie stawki ryczałtowej na dzień na uczestnika, jeżeli uczestników jest mnie niż przewidziała to umowa, należy rozliczyć się wg faktycznego stanu uczestników.

Wszelkie zmiany, które ingerują w umowę finansową oraz jej załączniki (wniosek) muszą zostać zgłoszone w drodze oficjalnego pisma - list, fax do Członka Zarządu Tomasza Bratka. 

TAK. Jeżeli poinformujecie Fundusz o zmianie terminu po podpisaniu umowy finansowej, a zmiana ta będzie wychodzić poza ramy czasowe obowiązywania umowy, potrzebny będzie aneks. Jeżeli natomiast zmiany będą się mieścić w ramach czasowych tej umowy  wystarczy tylko zgoda Funduszu na te  zmiany. WAŻNE abyście zawsze w sposób oficjalny (list, fax do Członka Zarządu Tomasza Bratka) informowali o takich zmianach. 

Kwota ta związana jest z promocją rezultatów projektu np. wystawą zdjęć wykonanych podczas projektu, publikacją opisującą tematy, które podejmowaliście podczas projektu, organizacją spotkań, podczas których prezentowaliście rezultaty projektu. Kwoty tej NIE MOŻNA przeznaczyć na gadżety promocyjne projektu, czyli wszystkie materiały, które tylko promuje istnienie projektu, a nie mówią o jego rezultatach, jak: czapeczki, koszulki, kubki, plakaty, banery informacyjne itp. 

NIE. Kwota przygotowań oraz kwota działań to jedna pula pieniędzy. Nie wymagamy aby ich wydatkowanie było uzależnione od podziały czasowego projektu. Pieniądze muszą natomiast być wydatkowane w ramach dat obowiązywania umowy finansowej. 

Przelewy do zagranicznych organizacji partnerskich (także „kasa wypłaciła”) powinny być udokumentowane w księgowości organizacji za pomocą:

• Umowy z partnerem (W przypadku grup nieformalnych nie musi być umowy, ale konieczne jest oświadczenie/request for payment, w którym leader grupy przyjmuje środki na swoje konto w imieniu konkretnej grupy partnerskiej w projekcie)
• Wezwania do zapłaty (Request for payment), rachunku, faktury, noty debetowej wystawionej przez organizację partnerską
• Potwierdzenia przelewu lub KW

Należy stosować taki sam kurs po jakim przelano środki finansowe. Należy pamiętać, że jest to tylko kurs informacyjny. 

Raport końcowy powinien podpisać ten sam reprezentant prawny, który podpisywał umowę finansową.

Zgodnie z wytycznymi do rozliczenia końcowego:

Format 1. dokumenty poniesienia kosztów podróży i upowszechniania rezultatów projektu.

Format 2. wszystkie dokumenty poniesienia kosztów, w tym wkład własny. 

Zapraszamy do skorzystania z naszej wyszukiwarki i formularza poszukiwań partnera. Po wypełnieniu takiego zgłoszenia, Wasze ogłoszenie pojawi się na litewskich stronach Funduszu, a także zaprzyjaźnionych instytucji na Litwie.

Najlepszym źródłem będzie baza danych projektów w dziale ‘Projekty i partnerzy’.

Galeria jest dedykowana uczestnikom projektów dofinansowanych w ramach Funduszu, stąd nie można w niej zamieszczać projektów realizowanych w ramach innych programów.