Po jakim kursie należy rozliczyć faktury wystawione w walucie obcej (lit, euro)?

Zgodnie z wytycznymi do rozliczenia końcowego:

Wszelkie koszty poniesione w walutach innych niż PLN należy przeliczyć na PLN wg średniego kursu NBP z dnia transakcji.

• Za dzień transakcji, wg którego przyjmujemy kurs do przeliczenia kosztów ponoszonych w walutach obcych, innych niż PLN, przyjmujemy dzień zapłaty.

W sytuacji gdy mowa o kosztach podróży poniesionych przez organizację partnerską, za dzień transakcji przyjmuje się  dzień złożenia wniosku o zwrot kosztów podróży.

• ZŁOŻENIE WNIOSKU rozumiane jest jako fizyczne dostarczenie przez ubiegającego się o zwrot kosztów podróży (uczestnika projektu, bądź organizację),  wypełnionego i podpisanego WNIOSKU O ZWROT kosztów podróży do instytucji dokonującej zwrotu.
• Z księgowego punktu widzenia nie ważne jest, kiedy dana osoba de facto okazała po raz pierwszy, bądź przekazała bilet instytucji zwracającej środki i kto fizycznie dokonał przeliczeń (dotyczy sytuacji, kiedy uczestnik przedstawia instytucji bilet, a jej pracownik – np. księgowa dokonuje niezbędnych przeliczeń i sprawdza kurs). Ważna jest data i podpis uczestnika na formularzu wniosku o zwrot. Czyli moment, kiedy on sam składa instytucji wniosek o zwrot konkretnej kwoty.

Jeśli instytucja nie stosuje formularza WNIOSKU O ZWROT KOSZTÓW – za dzień transakcji przyjmujemy datę na DOWODZIE WYPŁATY Z KASY (KW).

Jeśli bilet wraz z Wnioskiem o zwrot kosztów podróży instytucja otrzymuje pocztą, za dzień transakcji przyjmujemy DZIEŃ DOSTARCZENIA PRZESYŁKI DO DANEJ INSTYTUCJI. Datę dostarczenia odczytujemy z pieczątki dokumentującej dzień wpływu dokumentu do organizacji, nie biorąc pod uwagę daty samego wniosku.

Do przeliczeń na PLN obowiązuje data z WNIOSKU O ZWROT KOSZTÓW, bądź data dostarczenia WNIOSKU O ZWROT KOSZTÓW wraz z biletami i ewentualnymi fakturami drogą pocztową. UWAGA: data przelewu nie ma znaczenia dla przeliczania walut na PLN.